Créer un annuaire sur InDesign de façon automatisée
La réalisation d’un annuaire est un travail complexe qui demande du temps. Toutefois, il existe un moyen pour vous simplifier la tâche en utilisant la mise en page automatique sur InDesign. Cette méthode vous permettra d’éviter les erreurs et de créer votre annuaire beaucoup plus rapidement.
Pourquoi automatiser la création de votre annuaire sur InDesign ?
Dans la plupart des entreprises, lors de la création d’annuaires, les graphistes réalisent dans un premier temps différentes mises en page pour présenter les coordonnées. Puis, ils utilisent des copier-coller pour y insérer l’ensemble des données.
Cependant, cette partie implique souvent des erreurs de frappe ou de copier-coller et fait perdre beaucoup de temps lors de la relecture. Les allers-retours entre la base de données où figurent toutes les coordonnées à insérer et l’annuaire en cours de création sur InDesign se multiplient et peuvent très vite amener à des erreurs d’inattention, et même au découragement des graphistes.
L’automatisation de la mise en page sur InDesign va donc permettre d’éviter ce travail de copier-coller en le rendant automatique.
Quel est le fonctionnement de cette automatisation dans InDesign ?
Pour ce faire, il existe un plug-in d’InDesign nommé EasyCatalog. Ce dernier vous permet d’automatiser la mise en page sur InDesign et ainsi, de générer facilement des annuaires, des catalogues, des fiches produits…
Il est possible grâce à EasyCatalog de relier votre document InDesign à votre base de données où sont indiquées toutes les données (fichier Excel ou CSV par exemple). Ce lien vous permet d’insérer vos données automatiquement dans des gabarits (des mises en page, ici de coordonnées, conçues par les graphistes au préalable). Dès lors, vous pourrez générer automatiquement autant de pages d’annuaires que vous le souhaitez en quelques secondes / minutes.
Le lien créé entre votre base de données initiale et votre document InDesign est bidirectionnel. Ainsi, si vous le décidez, tout changement fait dans votre base de données peut se répercuter sur votre document InDesign. Cela fonctionne aussi dans le sens inverse, depuis votre fichier InDesign vers votre source de données.
Quel est l’intérêt d’une telle automatisation ?
L’automatisation de vos annuaires sur InDesign présente une multitude d’avantages. En effet cette solution est très efficace, notamment pour :
- Réduire le risque d’erreurs
- Gagner du temps
- Simplifier les corrections
- Actualiser rapidement votre donnée que ce soit sur votre document InDesign ou dans votre base de données
- Faciliter la création d’autres documents …
Que faire une fois que les pages automatisables de l’annuaire sont générées ?
L’automatisation permet aux graphistes de gagner du temps par rapport à une création traditionnelle. Ils peuvent donc se concentrer ensuite sur le graphisme et l’esthétisme du document : retoucher les pages d’annuaire, réajuster éventuellement les blocs, remplir les espaces blancs avec des images, etc…
Il faudra également qu’ils insèrent les pages spécifiques de l’annuaire : par exemple, la première et dernière de couverture (qui ne sont pas automatisables).
Une fois ces étapes faites, l’annuaire est désormais fini, et pourra être actualisé très facilement et rapidement dès lors que vous le souhaiterez. En effet, en cas de mises à jour de coordonnées dans votre source de données, il suffira aux graphistes de rafraîchir leur fichier InDesign via une simple synchronisation pour mettre à jour leur annuaire.
Vous avez un doute quant à la faisabilité de l’automatisation sur votre annuaire ? Faites le test « Votre document est-il automatisable ? » et découvrez-le.
